Ausweiskopie gefordert? - So schützen Sie Ihre Daten | FLZ.de | Stage
Ausweiskopie gefordert? - So schützen Sie Ihre Daten
Sind Ausweiskopien eigentlich zulässig? Das fragt man sich immer wieder einmal, wenn diese gefordert werden. Die Antwort ist: Es kommt darauf an. Grundsätzlich sollte man Kopien aus Gründen der Datensparsamkeit, des Datenschutzes und wegen des hohen Missbrauchpotenzials vermeiden und sie nur anfertigen und herausgeben, wenn es wirklich notwendig ist.
Denn legt man den Ausweis persönlich im Original vor, und kann so identifiziert werden, genügt in vielen Fällen schon ein Vermerk, zum Beispiel „Personalausweis/Reisepass hat vorgelegen“. Eine zusätzliche Kopie des Ausweises ist in diesen Fällen nicht erforderlich, erklärt das Bundesinnenministerium auf seinem Personalausweisportal.
Ablichtungen müssen eindeutig als Kopie erkennbar sein
Ansonsten steht es Ausweisinhaberinnen und -inhabern aber frei, Kopien ihres Ausweises anzufertigen. Die Ablichtung (Kopie, Fotografie, Scan) muss aber eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein, etwa durch den Vermerk „KOPIE“ oder - quasi selbsterklärend - als Schwarz-Weiß-Abbildung.
Achtung: Nur Ausweisinhaberinnen und -inhaber dürfen Kopien ihrer Ausweise weitergeben. Eine Ausnahme gilt bei Reisepässen: Geht es um einen Visumsantrag für die Passinhaberin oder den Passinhaber, und hat die antragstellende Person der Weitergabe der Passkopie zugestimmt, darf die Kopie weitergegeben werden.
Kopieren mit Einverständnis erlaubt - weitergeben nicht
Stimmt der Ausweisinhaberin oder die Ausweisinhaberin zu, darf auch eine andere Person eine Ausweiskopie anfertigen, diese aber nicht an Dritte weitergeben.
In diesem Fall besonders, aber auch grundsätzlich gilt es darauf zu achten, dass eventuell entstehende Kopien wie beispielsweise Fehldrucke oder gespeicherte Dateien nach der Übermittlung umgehend und datenschutzkonform vernichtet werden.
So schützen Sie Ihre persönlichen Daten bei Ausweiskopien
Um die persönlichen Daten bei Ausweiskopien zu schützen und Identitätsdiebstahl vorzubeugen, erklärt und empfiehlt das Ministerium Folgendes:
- Für viele Zwecke reicht es aus, lediglich Name, Geburtsdatum und Wohnort offenzulegen.
- Zur Identifizierung nicht benötigte Daten schwärzen - insbesondere die beim Personalausweis rechts neben dem Geburtsdatum gedruckte Zugangsnummer (CAN) sowie die rechts oben gedruckte Dokumentennummer (Ausweisnummer), es sei denn gesetzliche Regelungen wie etwa das Geldwäschegesetz machen diese Angaben erforderlich.
- Auch andere sensible Angaben wie Körpergröße, Augenfarbe, Unterschrift oder die maschinenlesbare Zone Ihres Personalausweises müssen in der Regel nicht offengelegt werden.
- Im Zweifel dort, wo die Kopie benötigt wird, gezielt nachfragen, welche Angaben tatsächlich erforderlich sind.
- Geschwärzte Angaben sollten nicht mehr lesbar oder technisch wiederherstellbar sein.
- Auf Papier eignet sich dazu etwa ein dicker, schwarzer Filzstift - ein Textmarker oder Kugelschreiber hingegen nicht. Alternativ beim Kopieren die entsprechenden Bereiche abdecken.
- Bei Schwärzungen am Rechner darauf achten, dass das jeweilige Programm die entsprechenden Daten oder Bereiche tatsächlich löscht und nicht nur visuell überdeckt. Im Zweifelsfall besser eine Papierkopie anfertigen, schwärzen und anschließend wieder digitalisieren, also fotografieren oder scannen.
- Kopie zusätzlich mit Zweck und Datum (etwa „Nur zur Vorlage bei [Unternehmen] am [Datum]“) kennzeichnen, um den Verwendungszweck eindeutig zu begrenzen.
- Einen sicheren Übertragungsweg wählen - etwa in Papierform persönlich, als verschlüsselte Datei, per Dokumentenupload über eine gesicherte Verbindung oder mit einer verschlüsselten Mail.
- Unverschlüsselte E-Mails sind kein sicherer Übertragungsweg und sollten vermieden werden.
- Mit am sichersten und am einfachsten nutzbar, ist die Online-Ausweisfunktion (E-ID) des Personalausweises, wenn diese Möglichkeit angeboten wird.
- Ausweiskopien sofort datenschutzgerecht vernichten oder löschen, um unbefugten Zugriff oder Missbrauch auszuschließen.
- Darauf achten, dass alle genannten Punkte auch dann erfüllt werden, wenn man eine Ausweiskopie erstellt und jemandem aushändigt oder den Ausweis zum Kopieren aus der Hand gibt.
Ist eine Ausweiskopie in die falschen Hände gelangt, durch Dritte im Netz veröffentlicht oder bereits von Betrügern missbraucht worden, ist rasches Handeln gefragt. Empfehlungen dazu, was in so einem Fall zu tun ist, gibt etwa das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) auf seinen Seiten.
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